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Warum digitales Besuchermanagement für Hotels?
Der erste Eindruck beginnt am Empfang. In einem Hotel entscheiden die ersten Minuten darüber, ob sich Gäste willkommen fühlen oder genervt im Wartebereich sitzen. Gleichzeitig müssen Hoteliers DSGVO-konform Daten erfassen, Lieferanten und externe Dienstleister managen und im Notfall jederzeit wissen, wer sich im Haus befindet. Mit der Besuchermanagement-Software von occur lassen sich all diese Aufgaben auf einer einzigen Plattform lösen – ergänzt durch einen Self-Service Kiosk für den schnellen Check-in vor Ort.
Schnellerer Check-in
Gäste melden sich am Self-Service-Kiosk oder per QR-Code an. Keine Warteschlangen am Empfangstresen, auch bei Stoßzeiten.
DSGVO-konforme Datenerfassung
Gästedaten werden verschlüsselt erfasst, automatisch nach Fristen gelöscht und vor unbefugtem Zugriff geschützt – keine offenen Listen mehr.
Sicherheit im Notfall
Im Brand- oder Notfall liefert das System eine Echtzeit-Anwesenheitsliste – essenziell für Evakuierung und Brandschutzhelfer.
Wo digitales Besuchermanagement im Hotel zum Einsatz kommt
Hotels haben einen besonders vielfältigen Empfangsbedarf. Vom klassischen Gäste-Check-in über Tagungs- und Konferenzgäste bis zu externen Dienstleistern wie Reinigung, Wartung oder Catering – jeder Bereich profitiert von digitalen Prozessen. Besonders bei externen Dienstleistern ist ein strukturiertes Fremdfirmenmanagement entscheidend für Compliance und Sicherheit.
Gäste-Check-in beschleunigen
Tagungs- und Konferenzgäste managen
Reinigung, Wartung und Lieferanten
Mitarbeitende anmelden und abmelden
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Diese Vorteile bringt occur Ihrem Hotel
Schnellerer Check-in
Wartezeiten am Empfang sinken um bis zu 80%
DSGVO-konform
Verschlüsselte Datenerfassung, automatische Löschfristen
Personalentlastung
Empfang konzentriert sich auf persönliche Begrüßung
Echtzeit-Anwesenheitsliste
Kritisch für Sicherheit und Evakuierung
Skalierbarkeit
funktioniert für 30-Zimmer-Boutique-Hotel und 500-Zimmer-Resort
Integration
Verbindet sich mit gängigen PMS (Property Management Systemen)
So läuft Besuchermanagement im Hotel mit occur ab
Gäste, Tagungsteilnehmende oder Dienstleister erhalten vorab einen QR-Code per E-Mail – inklusive Wegbeschreibung und Parkplatzhinweisen.
Bei Ankunft scannt die Person den QR-Code am Self-Service-Kiosk in der Lobby. Der gesamte Check-in dauert wenige Sekunden – ohne Wartezeit am Tresen.
Der Ansprechpartner im Hotel wird automatisch informiert – per E-Mail, SMS oder Chat-Nachricht. Niemand muss anrufen, suchen oder warten.
Alle Bewegungen werden DSGVO-konform dokumentiert. Beim Verlassen erfolgt der Check-out digital. Daten werden automatisch nach festgelegten Fristen gelöscht.
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Diese Lösungen passen zu Hotels
occur verbindet eine zentrale Besuchermanagement Software mit einem Self-Service Kiosk zu einem durchgängigen System für Hotels. Die Software steuert alle Prozesse zentral, der Kiosk übernimmt den digitalen Empfang vor Ort.
Für welche Hotels eignet sich occur?
Unsere Software passt für Hotels jeder Größe und Kategorie – vom Stadthotel bis zum Tagungszentrum. Auch andere besucherintensive Einrichtungen profitieren von occur, darunter Krankenhäuser, Behörden und Bildungseinrichtungen.
Stadt- und Businesshotels
Tagungs- und Konferenzhotels
Boutique- und Designhotels
Hotelketten
Resorts und Wellnesshotels
Apartmenthotels und Aparthotels
Datenschutz im Hotel: Was die DSGVO fordert
Hotels verarbeiten besonders sensible personenbezogene Daten – Name, Adresse, Ausweisnummer, Aufenthaltsdauer, oft auch Zahlungsinformationen. Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) stellt klare Anforderungen an die Verarbeitung dieser Daten.
Klassische Papierlisten am Empfang sind dabei kritisch: Sie ermöglichen es nachfolgenden Gästen, Einträge anderer einzusehen – ein klarer DSGVO-Verstoß. Digitale Lösungen wie occur lösen das Problem strukturell: Daten werden verschlüsselt gespeichert, Datenschutzhinweise digital bestätigt und Aufbewahrungsfristen automatisch eingehalten.
Sicherheit und Evakuierung – Verantwortung für jedes Hotel
Im Notfall – Brand, Bombendrohung oder andere Gefahrenlage – muss das Hotelmanagement innerhalb von 120 Sekunden wissen, wer sich im Gebäude befindet. Klassische Gästelisten am Empfang versagen hier: Sie werden nicht in Echtzeit aktualisiert und sind im Brandfall oft nicht greifbar.
Mit dem digitalen Evakuierungsmanagement von occur steht jederzeit eine Echtzeit-Anwesenheitsliste zur Verfügung – auch über Smartphone und Tablet. Brandschutzhelfer können am Sammelpunkt direkt prüfen, wer noch fehlt.
