Herausforderungen in der Besucherverwaltung von Behörden
Behörden und öffentliche Einrichtungen müssen täglich hohe und sehr unterschiedliche Besucherströme bewältigen. Dazu zählen Bürgerinnen und Bürger mit Terminen, Antragsteller, externe Dienstleister, Lieferanten sowie Mitarbeitende verschiedener Ämter. Gleichzeitig gelten strenge Anforderungen an Datenschutz, Sicherheit und Dokumentation.
Hohes Besucheraufkommen
Manuelle und fehleranfällige Prozesse
Strenge Datenschutzvorgaben
Fehlende Echtzeit-Übersicht
occur – Behörden-Software für sichere Besucherverwaltung
occur digitalisiert den gesamten Besucherprozess in Behörden und öffentlichen Einrichtungen. Von der Voranmeldung über den Check-in bis zur lückenlosen Dokumentation werden alle Abläufe DSGVO-konform, sicher und transparent gesteuert – in einer zentralen Plattform. Zutrittsberechtigungen werden präzise verwaltet und ein zuverlässiges Evakuierungsmanagement wird unterstützt.
Mehr Sicherheit, Kontrolle und Effizienz in Behörden
Erhöhte Sicherheit
Nur autorisierte Personen erhalten Zutritt zu sensiblen Bereichen
Entlastung des Empfangs
Schnellere Abläufe durch digitalen Check-in
DSGVO-Konformität
Alle Daten sicher und gesetzeskonform verarbeitet
Echtzeit-Übersicht
Anwesenheitsliste in Echtzeit für Notfall und Evakuierung
Kontrollierte Zutritte
Zugänge klar geregelt und dokumentiert
Effiziente Abläufe
Strukturierte Prozesse ohne manuelle Schritte
So funktioniert die digitale Besucherverwaltung in Behörden
Bürger und Besucher werden vorab digital registriert, beispielsweise durch Mitarbeitende oder über eine Terminbuchungssoftware wie occur. Alle relevanten Informationen sind bereits vor Ankunft im System hinterlegt.
Beim Betreten des Gebäudes melden sich Besucher schnell und einfach über das occur Kiosk-System oder am Empfang an. Die Registrierung erfolgt strukturiert und effizient – auch bei hohem Besucheraufkommen im Bürgeramt.
Nach der Anmeldung erhalten Besucher gezielt Zugang zu den vorgesehenen Bereichen. Der gesamte Aufenthalt wird dokumentiert und ist jederzeit nachvollziehbar.
Beim Verlassen erfolgt die Abmeldung automatisch oder über den Check-out Prozess am Kiosk. Alle Daten werden revisionssicher gespeichert.
Bei der Evakuierungsfunktion von occur geht es nicht darum, eine Abwesenheitsliste zu verwalten. Stattdessen ist in der occur-Software unter dem Menüpunkt „Evakuierung“ jederzeit direkt ersichtlich, welche Personen sich noch im Gebäude befinden und welche das Gebäude bereits verlassen haben. Zusätzlich können in den vorgesehenen Sammelbereichen Kiosksysteme bzw. Evakuierungssäulen installiert werden. Dort können sich Mitarbeiter und Besucher nach einer Evakuierung selbstständig bestätigen bzw. registrieren. Dadurch weiß das System in Echtzeit, wer bereits am Sammelpunkt angekommen ist und wer sich möglicherweise noch im Gebäude befindet. Dies ermöglicht eine schnelle und zuverlässige Überprüfung der Vollständigkeit im Evakuierungsfall.
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Besuchermanagement Software und Kiosk – ein System für Behörden
occur verbindet eine zentrale Besuchermanagement Software mit einem Self-Service Kiosk zu einem durchgängigen System für Behörden. Die Software steuert alle Prozesse zentral, der Kiosk übernimmt den digitalen Empfang vor Ort.
Für welche Behörden und Ämter eignet sich occur?
occur ist branchenübergreifend in der gesamten öffentlichen Verwaltung einsetzbar – überall dort, wo Bürger, Antragsteller, Dienstleister und externe Personen empfangen, registriert und sicher verwaltet werden müssen. Besonders bewährt hat sich die Plattform in publikumsstarken und sicherheitskritischen Einrichtungen.
Bürgerämter und Bürgerbüros
Einwohnermeldeämter
Finanzämter
Jobcenter und Agenturen für Arbeit
Ordnungsämter und Bauämter
Kommunalverwaltungen und Rathäuser
Landratsämter und Kreisverwaltungen
Ministerien und Landesbehörden
Standesämter
Ausländerbehörden
Maximale Sicherheit für sensible Bereiche in Behörden
In Behörden und öffentlichen Einrichtungen ist Sicherheit von zentraler Bedeutung. occur sorgt dafür, dass alle Besucher registriert, überprüft und ihre Bewegungen dokumentiert werden. Dadurch entsteht ein hohes Maß an Kontrolle und Nachvollziehbarkeit.
Vollständige Besucherregistrierung
Kontrollierte Zutritte
Echtzeit-Anwesenheitslisten
Unterstützung von Sicherheitsprozessen
Effiziente Abläufe im Empfangsbereich von Behörden
Durch die Digitalisierung der Besucherverwaltung werden manuelle Prozesse reduziert und Abläufe beschleunigt. Ihr Empfang und Ihr Bürgerbüro werden entlastet und können sich auf wesentliche Aufgaben konzentrieren. Auch andere sicherheitskritische Einrichtungen profitieren von occur, darunter Justizgebäude, Krankenhäuser, Logistikzentren und Bildungseinrichtungen.
Reduzierte Wartezeiten
Weniger Verwaltungsaufwand
Strukturierte Abläufe
Bessere Planbarkeit
